Dit weekend stonden de kranten en ‘t café www vol met onheilspellende berichten over Eurorock, een new wave/gothic-festival, waar alles misliep dat maar kon mislopen: geld gestolen (80.000 euro), te weinig volk, de organisator met hartproblemen in het ziekenhuis, bands die afzeggen omdat ze geen materiaal hebben en/of niet betaald werden, geen of onduidelijk communicatie naar het publiek, enz. Eigenlijk ongelooflijk dat zoiets nog kan de dag van vandaag. Ik weet ook wel dat we niemand mogen veroordelen vanop afstand, maar hier zijn er toch wel net iets teveel geruchten en feiten die aantonen dat de basisregels van eventmanagement niet werden gerespecteerd.
Zeker de basisregels van risk management en van financieel management werden met de voeten getreden. Qua risk management kan het natuurlijk niet dat je ‘s morgens vaststelt dat er 80.000 euro uit de kluis is verdwenen. Ik heb in mijn hele carrière nog nooit zoveel geld zomaar in een kluis achtergelaten. Er zijn meer dan ‘veilige’ manieren genoeg om, zonodig veel geld van een festival te krijgen, én terug veilig op een festival te krijgen.
Maar waarom zou je trouwens zoveel geld moeten hebben op het festival? Cash geld moet je net zo vlug mogelijk veilig weg krijgen van een festival. Tja, omdat blijkbaar de artiesten nog ‘cash’, op de dag zelf moesten worden betaald. Hoe oldskool kan je toch denken? Cash??? Op de dag zelf??? Uiteraard moet je dan als artiest en zeker als manager weten dat er hier iets niet klopt. Zeker als je na verschillende mails en telefoons over het uitblijven van de betalingen, te horen krijgt dat je dan toch maar op het festival zelf ‘cash’ zal worden betaald. En zeker ook als de contracten duidelijk stipuleren dat de fee’s 100% vooruit betaald moeten worden. En voor alle duidelijkheid, die ‘vooruitbetalingsregel’ is zeker niet abnormaal. Welke manager wil er nu nog met cash geld rondlopen op een festival? Die ‘zwarte’ tijden hebben we intussen, gelukkig, al lang achter ons gelaten.
Ik wil drie ‘financiële’ adviezen geven aan beginnende eventmanagers. Adviezen die ik ook meegeef aan mijn studenten, die er nog moeten aan beginnen!
1. Maak een budget op met duidelijk go’s en nogo’s
Een budget opmaken is eigenlijk helemaal niet moeilijk: trek van je verwachte inkomsten de verwachte uitgaven af, en je hebt een verwacht winst- of verliescijfer. En als je al winst hebt, vergelijk dat dan even met hoeveel winst je graag zou hebben. Met andere woorden hoeveel ROI (return on investment) verwacht je precies? En hoeveel bezoekers moet je hebben om die verwachte winst te halen? En op hoeveel bezoekers zit de break-even van jouw event? En wat is het maximale verlies dat je kan oplopen? En kan je dat verlies dan ook dragen? Heb je voldoende reserve? Shit happens, en zeker bij festivals!
Dat zijn allemaal vragen die je met cijfers moet kunnen beantwoorden en verantwoorden. En die vragen moeten dus parameters worden met go’s en nogo’s waarmee je beslist om een event al dan niet te laten doorgaan. Als Eurorock duidelijke go’s en nogo’s had opgemaakt dan hadden ze dat festival gewoonweg niet georganiseerd.
2. Onderschat de inkomsten, overschat de uitgaven.
Zeker voor een eerste editie zie je dat enthousiaste eventmanagers nogal vlug hun inkomsten gaan overschatten en dan hun uitgaven net gaan onderschatten. Ik verreken op mijn uitgaven altijd sowieso 10% ‘contingency’ of onverwachte extrakosten. Die heb je bijna altijd. Een artiest mist een vlucht en moet een veel duurdere vlucht nemen. Er blijkt nog iets te ontbreken op de technical rider, en last minute kost dat toch wel wat geld om dit toch nog op jouw event op tijd te krijgen, etc. En heb je die extrakosten niet? Zoveel te beter. Dat is extra winst. En check ook even op jouw budget, wat er gebeurt als er 10% minder bezoekers komen dan je verwacht. Zitten de go’s van hierboven dan nog goed? Of zit je dan op verlies?
3.Maak een cashflowplan op, want banken hebben schrik van events.
Festivals en events zitten bij de banken ergens in de categorie van ‘grote risico’s’. Met andere woorden krijg je een festival bijna onmogelijk voorgefinancierd door een bank. En een festival als Eurorock bewijst ook nog eens waarom. Maar ook Pukkelpop 2011 toont waarom events in de categorie ‘grote’ risico’s zit. En je kan toch moeilijk zeggen dat Chokri professioneel niet zou weten hoe hij het risico moet beperken. Of neem nu de ‘Heilig bloedprocessie’ van dit jaar. Wat kan er daar toch mislopen? Wel, het event is afgelast, wegens kans op onweer. Of neem I love Techno in Frankrijk van dit jaar. Een paar uur voor aanvang werd dit afgelast. Shit happens, en net nog iets meer bij events en banken hebben schrik van van risico’s en onverwachte shit, en ze hebben dus ook schrik van events.
Maar zelfs als alles meezit, dan nog kan je cashflow problemen hebben. Geld van voorverkoop krijg je soms maar een paar weken na het event! Hou daar rekening mee. Je kan bijvoorbeeld met de ticketdienst die je gebruikt, afspreken dat ze je wekelijks uitbetalen. Maar dan nog zal je zien dat bij vele events de voorverkoop piekt enkele dagen voor het event, en dat voorverkoopgeld zie je dan sowieso de week na het event zelf. Daarmee kan je dus op het event zelf geen artiesten of leveranciers betalen. Hou daar rekening mee, want als je als eventmanager begint te vragen aan leveranciers om de betaling iets later te mogen doen, dan is het hek van de dam! Zo een betalingsuitstelvraag gaat als een lopend vuurtje rond binnen het milieu en die vraag zal net het omgekeerde effect hebben! Leveranciers van services als toiletten, backlines, licht en geluid, zullen opeens allemaal om hun geld komen vragen. Net op het moment dat je dus vaststelt dat je eigenlijk geen geld hebt, krijg je paniekerige leveranciers aan jouw deur die vragen om directe betaling. En twee dagen voor het event nog vlug naar de bank stappen is helemaal not done. Als je dan aan een leverancier zegt dat je van de ‘bank niets hebt gekregen’, dan is het helemaal om zeep.
Eurorock toont hoe het niet moet. En jammer natuurlijk voor de bezoekers, maar de artiesten hebben gelijk dat ze niet optreden als ze niet betaald worden. En zal die organisator wegkomen met zijn ‘80.000 euro gestolen-verhaal’? Is dat dan een verzekeringskwestie? Ik geloof er niets van. Er is een simpel principe binnen verzekeringen en dat is het ‘goede huisvader principe’. Bonus pater familias, heet dat ding. Dan ga je er als verzekeraar vanuit dat de eventmanager, maar ook de bezoeker, zich gedraagt als een goede huisvader. En 80.000 euro in een onbewaakte kluis laten liggen getuigt niet echt van het goede huisvader-principe. Dus de verzekering zal ‘njet’ zeggen, zelfs al is het geld echt gestolen, en terecht.
Kortom, denk als eventmanager met gezond boerenverstand, zowel over het aantal bezoekers, en dus over de verwachte inkomsten, als over de verwachte uitgaven. En denk nog eens extra na over eventuele cashflowproblemen, want die kunnen zelfs een gezond event zwaar in de problemen brengen. Als je dus met gezond boerenverstand aan de financiële slag gaat, dan moet je geen verhalen verzinnen over eventueel gestolen kassa’s en vooral… dan laat je geen ontgoochelde bezoekers én artiesten achter op een al te lege wei.
Ik wens de organisator van Eurorock trouwens een spoedig herstel toe. En dat laatste is zonder ook maar een zweem van ironie, want mislukken van een festival wens je niemand toe, laat staan dat je daardoor in het ziekenhuis belandt.
Bericht achteraf
Deze blogpost van de woordvoerder van de organisatie heb ik gelezen kort na het verschijnen van mijn blogpost. Ik voeg de link nog toe, omdat het artikel toch wel redelijk objectief blijkt te zijn en misschien is het geld écht wel gestolen…
Nederlands